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EIN Ausstellungsplanung ist das Basisdokument für a Ausstellungsorganisator zu einer Messe organisieren. Eine Messe wird in einem Messegebäude organisiert und umfasst folgende Parteien: Messeorganisation, Aussteller, Besucher, Zulieferer, Branchenorganisationen und Regierung. Eine Ausstellungsplanung dient den Beteiligten als Leitfaden und besteht aus einem Ausstellungsplan und einem operativen Projektplan.

Ausstellungsplan

Ein Messeplan ist das grundlegende Dokument für einen Messeveranstalter, um eine Messe zu organisieren. Die Idee für eine neue Messe ist im Ausstellungsplan beschrieben. Der Ausstellungsplan ist langfristig ausgerichtet und bildet die Grundlage für die Durchführung einer Messe. Der Stipendienplan hat drei Funktionen: Festlegung der langfristigenZielsetzung für das Unternehmen, Festlegung der Richtlinien für die Organisation der Messe und agieren als interne und externe Kommunikationsmittel. Die drei Funktionen sind in 3 Schritte unterteilt: Analyse, Strategie und Politik.

Analyse

Die Analyse besteht aus einer externen Analyse und einer interne Analyse. In dem Externe analyse Chancen und Risiken des Aktienmarktes werden deutlich gemacht. Die interne Analyse gibt Aufschluss über die Stärken und Schwächen des Aktienmarktes. Die Chancen, Risiken, Stärken und Schwächen werden mit a Stärken-Schwächen-Analyse.

Die externe Analyse des Ausstellungsplans umfasst Branchen- und Verbraucherentwicklungen, Wettbewerbsentwicklungen und makroökonomische Entwicklungen. Branchen- und Verbraucherentwicklungen bestehen aus Trends in der Branche, auf die sich die Ausstellung konzentriert. Wettbewerbsentwicklungen bestehen aus Entwicklungen auf drei Ebenen: Wettbewerb mit Unternehmensbörsen, Wettbewerb mit Börsen auf regionaler, nationaler oder internationaler Ebene und Wettbewerb mit anderen Medien. Makroökonomische Entwicklungen umfassen Entwicklungen in Märkten, in denen Besucher und Aussteller aktiv sind.

Die interne Analyse des Börsenplans besteht aus einer Beschreibung der aktuellen Situation und Strategie der Börse. Bestandteile der internen Analyse sind die finanziellen Möglichkeiten der Messe, die Position der Messe im Messeportfolio des Unternehmens, die Position der Messe aus Sicht der Besucher und Aussteller, die interne Organisation und die Kapazitäten.

Strategie

Die Strategie legt fest, was der Messeveranstalter mit der Messe für eine bestimmte Zielgruppe erreichen will. Die Strategie besteht aus Zielen, Zielgruppe, Positionierung und Budget.

Das Ziel hat vier Funktionen und ist nach den SMART-Prinzip. Entscheidungsfunktion, Kontrollfunktion, Koordinationsfunktion und Motivationsfunktion sind Funktionen des Ziels. Das Ziel ist für die Besucherzielgruppe und die Ausstellerzielgruppe formuliert und muss qualitativ und quantitativ sein.

Zielgruppe ist ein definierter Personenkreis, auf den die Messepolitik ausgerichtet ist. Die Zielgruppe einer Messe besteht aus der Ausstellerzielgruppe und der Besucherzielgruppe. Durch die Bestimmung der Zielgruppe nimmt die Messe Stellung zu den Wettbewerber.

Die Positionierung ist die Position, die die Messe in den Augen der Zielgruppe gegenüber dem Wettbewerber einnimmt.

Das Budget setzt sich aus den erwarteten Kosten und Einnahmen der Messe zusammen. Die Kosten der Messe bestehen aus Standortkosten, Einrichtungskosten, Einrichtungskosten, Kosten an Dritte, Kosten der Ausstellerwerbung, Kosten der Besuchersperre, Gemeinkosten und unvorhergesehenen Kosten. Die Einnahmen der Messe bestehen aus Einnahmen von Ausstellern, Einnahmen von Besuchern, Einnahmen aus Einrichtungen, Einnahmen aus Werbung und Fundraising und sonstigen Einnahmen.

Politik

Die Messepolitik gibt vor, wie die Ziele erreicht und die Zielgruppen erreicht werden. Die Politik der Messe besteht aus Produktpolitik, Flächenpolitik, Preispolitik, Kommunikationspolitik, Organisationspolitik sowie Registrierungs- und Forschungspolitik.

Die Produktpolitik der Messe beschreibt inhaltliche Aspekte der Messe. Die Produktpolitik ist auf das Ziel und die Zielgruppe der Messe zugeschnitten und besteht aus der Art der Messe, dem redaktionellen Inhalt, den Aktivitäten auf der Messe, der Unterhaltung auf der Messe, der Häufigkeit der Messe sowie dem Zeitpunkt und dem Datum der Messe.

In der Flächenpolitik der Messe werden infrastrukturelle Aspekte der Messe beschrieben. Die Raumordnung besteht aus dem Standort der Messe, der Größe der Messe, der Dauer und Öffnungszeiten, Grundrissen und Einrichtungen.

Die Preispolitik der Börse besteht aus zwei Teilen. Der Preis für den Besucher und der Preis für die Aussteller. Die Preispolitik orientiert sich an den Preisen, die Besucher und Aussteller an den Messeveranstalter zahlen. Die Preispolitik besteht aus Kosten für den Aussteller pro Quadratmeter, Rabatten für bestimmte Aussteller, Einrichtungskosten für Besucher und Aussteller und dem Eintrittspreis für Besucher.

Die Kommunikationspolitik der Messe besteht aus den Kommunikationsmittel die verwendet werden, um mit den Zielgruppen zu kommunizieren. Die Kommunikationspolitik besteht aus Kommunikationszielgruppen, Kommunikationsinstrumenten und Kommunikationsbotschaft. Die Kommunikationszielgruppen sind Besucher, Aussteller, Lieferanten und Verbände. Kommunikationsmittel sind Werbung, persönlicher Kontakt, Direktmarketing, Öffentlichkeitsarbeit, Internet und kostenlose Werbung. Die Kommunikationsbotschaft ist darauf ausgerichtet, Aussteller und Besucher anzuziehen.

Die Organisationspolitik der Messe besteht aus der internen und externen Organisation der Messe. Die interne Organisation besteht aus dem Projektteam des Messeveranstalters. Ein Projektteam besteht aus Projektleiter, Projektassistent, Vertriebsleiter, Account Manager, Kommunikationsleiter und Administrator. Die externe Organisation besteht aus Standort, Standbauer und weiteren Lieferanten.

Die Registrierungs- und Recherchepolitik der Messe besteht darin, die Meinung von Besuchern und Ausstellern zur Messe zu recherchieren. Die Registrierungs- und Recherchepolitik besteht aus der Registrierung der Besucher und der Befragung der Besucher und Aussteller. Die Daten werden in einer Datenbank gespeichert.

Operativer Projektplan

Die operative Projektplan ist die Ausarbeitung des Ausstellungsplans und besteht aus der Ausarbeitung, Eröffnung und Nachbetreuung/Auswertung.

Ausarbeitung

Die Ausarbeitung besteht darin, die politischen Aspekte zu konkretisieren. Die politischen Aspekte werden in einem Skript. Das Szenario umfasst Ausstellerrekrutierung, Besucherrekrutierung, sonstige Kommunikation, elektronische Medien, Standort- und Einrichtungseinrichtungen sowie Registrierung und Recherche.

Die Ausstellerrekrutierung beginnt mit der Zusendung einer Direktwerbung. Direktwerbung besteht aus Pre-Mailing, Main-Mailing und Follow-up bei Nicht-Antworten. Der zweite Schritt der Ausstellerrekrutierung ist der Telefonverkauf. Der dritte Schritt der Ausstellerrekrutierung ist der persönliche Kontakt zu potenziellen Ausstellern.

Die Besucherrekrutierung besteht darin, Besucher zur Messe einzuladen. Einladungen erfolgen durch Anzeigen in Zeitungen und Zeitschriften, Werbespots in Radio und Fernsehen, Außenwerbung, Folder, persönliche Einladungen, Internet, Presseinformationen, PR-Aktionen und den Messekatalog.

Sonstige Kommunikation besteht aus der Kommunikation mit den anderen Kommunikationszielgruppen. Weitere Kommunikationszielgruppen sind Lieferanten, Standorte und Behörden.

Elektronische Medien sind das Engagement elektronischer Medien der Börse. Die Nutzung elektronischer Medien besteht aus der Informationsfunktion, Interaktionsfunktion, Transaktionsfunktion und Handelsfunktion. Die Informationsfunktion dient als Informationsquelle im Internet für Besucher und Aussteller. Die Interaktionsfunktion besteht aus Frage- und Antwortmöglichkeiten im Internet für Besucher und Aussteller. Die Transaktionsfunktion besteht im Online-Geschäft für den Besucher und den Aussteller. Der Aussteller kann über das Internet Standflächen mieten. Der Besucher kann die Eintrittskarte über das Internet kaufen. Die kommerzielle Funktion besteht im Verkauf von Werbeflächen auf der Website der Messe.

Standort- und Einrichtungseinrichtungen umfassen alle Einrichtungen, die mit dem Ausstellungsort zusammenhängen. Es muss bekannt sein, was wann zu tun ist und wer es ausführt. Standort und Ausstattung sind Standplan, Platzierung von Infoständen, Erste-Hilfe-Raum, Organisationsraum und Presseraum, Streckenführung auf der Messefläche, Aufbau der Ausstellung, Toiletten auf der Messefläche, Garderobe, Parkplätze, Hallenreinigung, Sicherheit, Ticketverkauf , Abbau der Ausstellung und Catering .

Registrierung und Forschung ist die Ausarbeitung der Registrierungs- und Forschungspolitik. Besucher und Aussteller können sich über das Internet oder auf der Messe anmelden. Dafür gibt es separate Anmeldeschalter.

Öffnung

Die Öffnung besteht aus den Öffnungszeiten, die die Messe für Besucher geöffnet ist. Den Auftakt bildet die praktische Umsetzung der Aktivitäten aus dem Szenario. Während der Eröffnung der Messe gibt es einige Punkte zu beachten. Aussteller brauchen einen Ansprechpartner auf der Messe, um Probleme schnell lösen zu können. Besucher brauchen einen guten Empfang, um Probleme am Eingang zu vermeiden. Damit Besucher schnell Probleme lösen können, wird ein Informationsschalter benötigt. Die Website der Messe wird während der Eröffnung der Messe aktualisiert. Der Organisationsraum der Messe ist während der Messeeröffnung besetzt.

Nachsorge/Auswertung

Im Mittelpunkt der Nachsorge stehen die Besucher, die Aussteller und die anderen Stakeholder der Messe. Den Ausstellern wird mit einem Dankesschreiben gedankt. Beschwerden der Aussteller werden bearbeitet. Die Besucherergebnisse und das Anmeldeformular für die nächste Messe werden versendet. Die Beschwerden der Besucher werden bearbeitet. Informationen zur Messe werden verschickt. Der Besucher wird über die nächste Ausgabe der Messe informiert. Zu den weiteren Nachsorgeaktivitäten gehört die Aktualisierung der Datenbank mit Adressdaten von Besuchern und Ausstellern. Übermittlung von Besucher- und Ausstellerergebnissen an die Presse und Abwicklung von Geschäften mit Dritten.

Das Auswertung besteht aus der anschließenden Berechnung aller angefallenen Kosten und Einnahmen, der Auswertung mit dem Projektteam über den Stand bei der Vorbereitung und Einrichtung der Ausstellung, der Aufbereitung der Forschungsdaten und der Aufbereitung der Informationen aus dem Auswertungsprozess.

Zitat

Strategisches Messemanagement - Lehrmaterial der Messen Events and Exhibitions Academy (BETA)