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Aktenverwaltung ist das Identifizieren, Klassifizieren, Archivieren, Erhalten und manchmal Vernichten von Aufzeichnungen. Es gibt einen Internationalen Standard zum Records Management: ISO 15489. Es definiert die Verwaltung von Aufzeichnungen als „den Teil des Managements, der für die effiziente und systematische Kontrolle über die Erstellung, den Empfang, die Pflege, die Verwendung und die Verfügbarkeit von Aufzeichnungen verantwortlich ist, einschließlich des Prozesses der Beschaffung und Aufbewahrung von Beweisen und Informationen über Geschäftsaktivitäten und Transaktionen im Form von Aufzeichnungen“.

Die ISO definiert Datensätze als Informationen, die als Beweismittel und Informationen von einer Organisation oder Person, bei der Verfolgung rechtlicher Verpflichtungen oder bei Transaktionen von Unternehmen erstellt, erhalten und verwaltet werden. Es Ausschuss für elektronische Dokumente des Internationaler Archivrat beschreibt einen Datensatz als eine bestimmte aufgezeichnete Information, die für die Initiierung, Fortsetzung oder den Abschluss einer Aktivität erstellt, gesammelt oder empfangen wird und die ausreichend Inhalt, Kontext und Struktur enthält, um als Beweis oder Legitimität für diese Aktivität zu dienen. Während die Definition eines Datensatzes oft der eines Dokuments ähnelt, kann ein Datensatz im Gegensatz zu einem Dokument sowohl greifbar als auch digital sein, solange er für ein Unternehmen von Wert ist. Geburtsurkunden, ärztliche RöntgenFotos, offizielle Dokumente, Datenbanken und Email sind alles Beispiele für Datensätze.